Administratie wel of niet uitbesteden is een vraag waar veel ondernemers vroeg of laat tegenaan lopen. Vaak starten ondernemers met het zelf bijhouden van hun financiële administratie. Zeker in de beginfase is dat vaak prima te doen. Er zijn nog niet veel facturen, de kosten zijn overzichtelijk en met een boekhoudprogramma komt u een heel eind.
Toch komt er voor veel ondernemers een moment waarop de administratie meer tijd, aandacht en kennis vraagt dan verwacht. Er komen meer klanten bij, het aantal facturen groeit, er wordt personeel aangenomen of er ontstaan complexere fiscale vragen. Dan ontstaat vanzelf de vraag: blijft u de administratie zelf doen of is het verstandiger om uw financiële administratie uit te besteden?
Wat houdt financiële administratie in?
Financiële administratie bestaat uit alle gegevens die inzicht geven in de financiële situatie van uw onderneming. Denk aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankmutaties, btw-aangiften, loonadministratie, openstaande posten en rapportages. Deze gegevens vormen de basis voor uw belastingaangiften, jaarrekening en financiële beslissingen.
Een goede administratie is dus meer dan een verplichting, het vormt ook de basis om beslissingen te maken. Het geeft u grip op uw onderneming en helpt u bij het maken van strategische keuzes en fiscale overwegingen. U ziet hoe uw bedrijf ervoor staat, waar kosten oplopen en hoeveel ruimte er is om te investeren of te groeien. Een goede accountant, die u en uw onderneming kent, is daarbij de beste raadgever.
Wanneer kunt u uw administratie prima zelf doen?
Zelf uw administratie doen kan een goede keuze zijn wanneer uw onderneming nog klein en overzichtelijk is. Bijvoorbeeld als u weinig facturen heeft, geen personeel in dienst heeft en uw inkomsten en uitgaven eenvoudig te volgen zijn. Met een goed boekhoudpakket kunt u dan veel zelf verwerken.
Het voordeel is dat u dicht op uw cijfers zit. U weet precies welke facturen zijn verstuurd, welke kosten zijn gemaakt en welke klanten nog moeten betalen. Daarnaast bespaart u op kosten voor administratieve ondersteuning.
Wel vraagt zelf doen om discipline. U moet uw administratie regelmatig bijwerken, documenten goed bewaren en zorgen dat uw btw-aangiften op tijd en correct worden ingediend. Laat u de administratie te lang liggen, dan wordt het al snel onoverzichtelijk.
Wanneer wordt administratie uitbesteden interessant?
Administratie uitbesteden wordt interessant zodra uw administratie te veel tijd kost of te complex wordt. Dat gebeurt vaak bij groei. Denk aan meer transacties, meerdere medewerkers, investeringen, financieringen, verschillende btw-tarieven, verschillende betaalwijzen of internationale transacties.
Ook als u merkt dat u vooral achteraf bezig bent met herstellen en controleren, is dat een signaal. Een administratie hoort u te helpen sturen. Wanneer u pas aan het einde van het kwartaal ontdekt hoe uw bedrijf ervoor staat, mist u actuele informatie om op tijd bij te sturen.
Voor mkb-bedrijven is administratie uitbesteden geen overbodige luxe, maar een manier om overzicht en rust te creëren. Zeker bij een groeiende onderneming is het belangrijk dat de bedrijfsadministratie correct, actueel en goed ingericht is.
Financiële administratie uitbesteden: wat levert het op?
Wanneer u kiest voor financiële administratie uitbesteden, krijgt u vooral meer zekerheid. Uw administratie wordt correct verwerkt, belastingaangiften worden op tijd voorbereid en u verkleint de kans op fouten. Daardoor houdt u zelf meer tijd over voor ondernemen.
Een ander voordeel is dat u niet alleen cijfers krijgt, maar ook inzicht. Een accountant kijkt verder dan het verwerken van facturen. Door mee te kijken naar omzet, kosten, marges en liquiditeit ontstaat een beter beeld van de financiële ontwikkeling van uw bedrijf. Daarnaast weet een accountant precies welke aftrekposten, fiscale regelingen en financiële voordelen voor uw onderneming relevant kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan regelingen zoals de investeringsaftrek, waarmee u bij bepaalde zakelijke investeringen fiscaal voordeel kunt behalen. Op basis van een goed bijgewerkte administratie, kan de accountant ook een zo goed mogelijke prognose maken waarmee u uw onderneming kunt sturen.
Daarmee wordt de administratie meer dan een terugblik. Het wordt een hulpmiddel om keuzes te maken. Denk aan investeren, personeel aannemen, kosten beheersen of financiering aanvragen.
Administratie uitbesteden voor het mkb
Voor mkb-bedrijven is administratie uitbesteden aan te raden. Naarmate een onderneming groeit, neemt de administratie meestal snel toe. Veel boekhoudpakketten bieden tegenwoordig dashboards aan waarmee u in één oogopslag ziet hoe uw bedrijf ervoor staat. Denk aan de omzet van het eerste kwartaal, het gemiddelde aantal dagen dat facturen openstaan, openstaande inkoopfacturen of een eerste inschatting van de komende btw-aangifte.
Die informatie is alleen waardevol als de administratie goed en regelmatig wordt bijgehouden. Zijn facturen, bankmutaties en kosten niet actueel verwerkt, dan geeft een dashboard al snel een vertekend beeld. Door uw administratie goed in te richten en tijdig bij te werken, kunt u veel beter sturen op omzet, liquiditeit en openstaande posten.
Met de ondersteuning van een accountant weet u zeker dat de informatie in uw administratie klopt. Daardoor kunt u dashboards en rapportages ook daadwerkelijk gebruiken om beslissingen te nemen, in plaats van achteraf te ontdekken dat de cijfers niet meer actueel zijn. Zo ziet u sneller wat er speelt binnen uw onderneming en kunt u beter onderbouwde keuzes maken.
Zelf doen én uitbesteden: een gulden middenweg
Administratie uitbesteden of zelf doen hoeft geen keuze tussen twee uitersten te zijn. In de praktijk kiezen veel ondernemers voor een combinatie. U verwerkt bijvoorbeeld zelf in- en verkoopfacturen en bonnetjes in uw boekhoudprogramma, terwijl uw accountant meekijkt, adviseert en de aangiften verzorgt.
Deze middenweg werkt vaak goed. U blijft betrokken bij uw cijfers, maar hoeft niet alles zelf uit te zoeken. Bovendien kunnen fouten sneller worden opgespoord en blijft de administratie gedurende het jaar actueel.
Bij Mijn Accountant werken we op deze manier samen met veel ondernemers. De ene klant doet het grootste deel zelf en wil vooral supervisie en advies. De andere klant besteedt de volledige administratie uit. Beide vormen zijn mogelijk; wij zorgen graag voor een werkwijze die past bij uw onderneming. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
Waar moet u op letten als u uw administratie uitbesteedt?
Wanneer u uw administratie wilt uitbesteden, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Wie verwerkt welke gegevens? Hoe vaak wordt de administratie bijgewerkt? En welke werkzaamheden vallen wel of niet binnen de samenwerking?
Ook het boekhoudpakket speelt een belangrijke rol. Als u zelf deels in de administratie blijft werken, moet het systeem passen bij uw onderneming en eenvoudig samenwerken mogelijk maken. Denk aan online boekhoudsoftware waarbij facturen, bankmutaties en rapportages overzichtelijk worden verwerkt. Mijn Accountant heeft ervaring met veel verschillende boekhoudpakketten, waaronder Exact Online, AFAS en SnelStart. Daarnaast werken wij ook met branchespecifieke pakketten, zoals Animana voor onder andere dierenartsenpraktijken. In overleg stemmen we onze dienstverlening af op het pakket dat u gebruikt en de manier waarop uw administratie is ingericht.
Verder blijft u als ondernemer verantwoordelijk voor het bewaren van uw financiële administratie. Ook wanneer u werkzaamheden uitbesteedt, moet uw financiële administratie volgens de Nederlandse bewaarplicht behouden blijven.
Wanneer past uitbesteden bij uw onderneming?
De keuze tussen financiële administratie zelf doen of uitbesteden hangt af van uw situatie. Heeft u een eenvoudige administratie, voldoende tijd en affiniteit met cijfers? Dan kunt u veel zelf blijven doen. Groeit uw onderneming, wordt de administratie complexer of wilt u meer zekerheid en inzicht? Dan is uitbesteden vaak een logische keuze.
Het belangrijkste is dat uw administratie betrouwbaar, actueel en bruikbaar is. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook juist voor uzelf. Want met goede cijfers kunt u beter sturen op de toekomst van uw onderneming.
Wilt u uw financiële administratie uitbesteden of weten welke vorm van ondersteuning past bij uw bedrijf? Mijn Accountant kijkt graag met u mee. Kom in contact!