Hoe lang moet u uw financiële administratie bewaren?
Bewaarplicht van administratie: de wettelijke basis
De bewaarplicht voor administratie in Nederland is primair geregeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Volgens artikel 52 van de AWR moet elke ondernemer zijn administratie zeven jaar bewaren. Deze termijn, vaak de ‘fiscale bewaarplicht’ genoemd, zorgt ervoor dat de Belastingdienst de mogelijkheid heeft om binnen een redelijke periode de belastingaangiften te controleren.
Vereisten voor het bewaren van administratie
De bewaarplicht omvat alle boeken, records en andere gegevensdragers die relevant zijn voor de belastingheffing. Dit betreft onder andere:
- Facturen (zowel ontvangen als verzonden)
- Contracten en overeenkomsten
- Bankafschriften en kasboeken
- Loonadministratie
- Voorraadadministratie
- Correspondentie over belastingzaken
Ondernemers moeten deze documenten in hun originele vorm bewaren, of in een vorm die de controle door de Belastingdienst mogelijk maakt. Met de opkomst van digitale technologieën is het ook toegestaan om documenten digitaal te bewaren, mits de authenticiteit en integriteit van de informatie gewaarborgd blijven.
Speciale bewaartermijnen
Voor sommige documenten gelden afwijkende bewaartermijnen. Zo moet de loonadministratie bijvoorbeeld vijf jaar bewaard worden na het einde van het dienstverband. Grondslagen voor berekeningen van afschrijvingen of reorganisaties moeten eveneens zeven jaar bewaard worden, omdat deze informatie van belang kan zijn voor toekomstige fiscale beoordelingen.
Wat gebeurt er als u deze bewaarplicht niet naleeft?
Het niet naleven van de bewaarplicht kan leiden tot ernstige consequenties. Als een ondernemer zijn administratie niet op orde heeft, kan dit resulteren in fiscale boetes. Bovendien kan de Belastingdienst een zogenaamde ‘omkering van de bewijslast’ toepassen, waarbij de ondernemer moet bewijzen dat de ingediende aangiften juist zijn, in plaats van dat de Belastingdienst moet bewijzen dat deze onjuist zijn.
Het belang van naleving van de bewaarplicht
De bewaarplicht is een fundamentele plicht voor elke ondernemer in Nederland. Het zorgt voor een betrouwbare financiële historie die essentieel is voor zowel de ondernemer zelf als voor de naleving van fiscale wetten en regelgeving.
Het is van cruciaal belang dat elke ondernemer zich bewust is van deze verantwoordelijkheden en de vereiste documenten zorgvuldig en voor de juiste duur bewaart. Dit niet alleen om te voldoen aan de wet, maar ook om een solide basis voor de toekomstige financiële gezondheid van de onderneming te garanderen.
Vragen over de bewaarplicht van administratie? Neem contact op!
Heeft u nog vragen over de bewaarplicht van administratie of wilt u zeker weten dat u aan alle wettelijke vereisten voldoet? Ons team van deskundige accountants staat klaar om u te helpen. Mijn Accountant biedt uitgebreide ondersteuning en advies op maat, zodat u zich kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf.
Neem vandaag nog contact met ons op voor een gesprek. U kunt ook ons contactformulier invullen op de website, en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op over de bewaarplicht.