WKR in 2025: Zo benut je de werkkostenregeling maximaal

Geen enkel bedrijf draait zonder goede medewerkers. Juist daarom is het prettig, en soms zelfs hard nodig, om uw mensen zo nu en dan iets extra’s te geven. Een blijk van waardering houdt medewerkers betrokken en gemotiveerd. De WKR helpt u daarbij door fiscale ruimte te bieden voor vergoedingen die het werk net iets aangenamer maken.

De WKR (werkkostenregeling) bepaalt hoeveel onbelaste vergoedingen en verstrekkingen u dit jaar als werkgever mag geven aan uw werknemers. Denk aan kerstpakketten, personeelsuitjes of een thuiswerkvergoeding.

Hoewel de regeling al jaren bestaat, wordt het WKR percentage elk jaar opnieuw beoordeeld. Daarom is het belangrijk om te weten wat er precies onder de werkkostenregeling valt in 2025, wat de vrije ruimte is en hoe u voorkomt dat u onnodig belasting betaalt.

Wat is de WKR?

De WKR is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan het personeel kunnen verstrekken. Het idee erachter is eenvoudig: de Belastingdienst stimuleert hiermee de werkgever om diens personeel extra te belonen op een fiscaal aantrekkelijke manier.

In plaats daarvan mag u als werkgever een percentage van de totale fiscale loonsom gebruiken als vrije ruimte. Binnen die vrije ruimte kunt u onbelaste extra’s aan medewerkers geven, zolang het totaal onder het vastgestelde WKR percentage blijft. Kort gezegd: de WKR biedt ruimte om werknemers op een fiscaal vriendelijke manier iets extra’s te bieden.

Wat valt onder de werkkostenregeling?

Binnen de WKR vallen veel verschillende vormen van vergoedingen en verstrekkingen.
De meest voorkomende voorbeelden zijn:

• kerstpakketten en geschenken;
  
• personeelsfeesten, borrels en uitjes;
  
• bedrijfsfitness of vitaliteitsprogramma’s;
  
• thuiswerk- en internetvergoedingen;
  
• bonussen of andere extra’s bovenop het vaste salaris;
  
• kleine attenties of tegoedbonnen voor medewerkers.

Belangrijk is dat u als werkgever bepaalt welke kosten u aanwijst als WKR-kosten.
Dat betekent dat ze ten laste komen van de vrije ruimte. Zolang de totale waarde binnen de grens blijft, betaalt u er geen loonbelasting over. Komt u boven de grens, dan geldt een eindheffing van 80% over het overschot.

Let op: sommige verstrekkingen, zoals een zakelijke laptop of reiskostenvergoeding, vallen onder gerichte vrijstellingen. Deze tellen niet mee voor de vrije ruimte.

Wat is de vrije ruimte binnen de WKR in 2025?

De vrije ruimte is het maximumbedrag dat u onbelast mag besteden aan vergoedingen voor werknemers. In 2025 geldt:

• 2% over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom;
• 1,18% over het fiscale loon daarboven.

Voorbeeld:
Heeft uw bedrijf een totale loonsom van € 600.000?
Dan mag u €8.000 (2% van €400.000) + €2.360 (1,18% van €200.000) = €10.360 onbelast besteden aan personeelsvergoedingen. Als werkgever bent u vrij om zelf te bepalen hoe (en of) u de vrije ruimte verdeelt. U hoeft dit niet in gelijke delen te verdelen.

Wat is het doel van de werkkostenregeling?

De WKR is bedoeld om administratieve lasten te verminderen. Voorheen moesten werkgevers elke vergoeding apart beoordelen en verwerken in de loonadministratie. Dankzij de WKR mag u een deel van het loonbudget flexibel besteden aan diverse personeelsvoorzieningen, zonder dat elke uitgave apart wordt belast.

Daarnaast stimuleert de regeling werkgevers om medewerkers iets extra’s te bieden zonder dat daar direct een hoge belastingdruk tegenover staat. Dit draagt bij aan het gevoel van welzijn, werkplezier en/of binding met het bedrijf dat werknemers hebben. 

Benut de WKR in 2025 optimaal

De WKR lijkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis door onduidelijke regels of verkeerde toewijzing van kosten. Een verkeerde inschatting kan leiden tot onvoorziene loonheffingen of zelfs correcties bij controle. Daarom is het belangrijk om jaarlijks te controleren of de gekozen vergoedingen binnen de kaders van de werkkostenregeling vallen.

Een goede toepassing van de WKR regeling vraagt om inzicht en gedetailleerde planning. Met onderstaand advies voorkomt u negatieve verrassingen aan het einde van het jaar:

1. Breng alle vergoedingen in kaart. Houd een administratief overzicht bij van alles wat mogelijk onder de WKR valt.
   
2. Gebruik de gerichte vrijstellingen. Zaken als reiskosten en opleidingen kunnen buiten de vrije ruimte blijven.
   
3. Houd de vrije ruimte bij gedurende het jaar. Zo voorkomt u dat u onverwacht te veel hebt uitgegeven. 
4. Onderbouw uw keuzes tijdens de documentatie. Leg vast waarom iets als WKR-kosten is aangewezen; dat voorkomt onduidelijkheden of discussie met de Belastingdienst.

WKR-advies van Mijn Accountant

De WKR biedt ondernemers de kans om medewerkers fiscaal vriendelijk te belonen. Maar de regels zijn complex en veranderen jaarlijks. Bij Mijn Accountant helpen we onze klanten om de werkkostenregeling correct toe te passen. Wij berekenen de vrije ruimte, beoordelen welke kosten onze klanten kunnen aanwijzen en zorgen dat ze voldoen aan alle correcte documentatie.

Wilt u graag ondersteuning omtrent de administratie van uw onderneming? En bent u benieuwd hoe u de WKR optimaal benut? Neem contact op met Mijn Accountant! Wij helpen u graag met uw administratie en adviseren u daarbij over een correcte toepassing van de werkkostenregeling.